Tổ chức hội nghị khách hàng là gì ? Tại sao các công ty phải thường xuyên tổ chức chương trình này?

 Hội nghị tri ân khách hàng ( Customer appreciation party ) là gì?

– Hội nghị khách hàng là hoạt động được tổ chức nhằm tri nhân, cảm ơn, vinh danh những đối tác, bạn hàng trung thành , khách hàng tiềm và có nhiều đóng góp cho công ty.

– Sự thành công của chương trình tri ân khách hàng sẽ là tiền đề cho sự hợp tác lâu dài, bền chặt, tạo thêm những mối quan hệ làm ăn mới cho công ty.

– Thông thường mỗi công ty sẽ tổ chức từ 1 , 2 lần hoặc nhiều lần chương trình tri ân khách hàng này ( có thể tri ân theo tháng, theo quý hoặc theo năm…)

 Cách thức tổ chức chương trình hội nghị khách hàng

 Sự thành công của chương trình tri ân khách hàng sẽ tạo nhiều dấu ấn và lợii ích cho doanh nghiệp trong việc kinh doanh sau này. Vì vậy,ngay từ khâu tổ chức mỗi công ty cũng sẽ phải  chuẩn bị cho mình những hạng mục chu đáo, kĩ càng, sáng tạo có nhiều điểm khác biệt để gây ấn tượng với người tham gia chương trình. Ngay sau đây, hãy cùng Hanoi Event điểm lại những công việc cần thiết cho một chương trình Tri ân khách hàng :

 Bước 1 : Thiết lập danh sách khách hàng – đối tượng tri ân

Việc lên số lượng danh sách khách hàng – đối tượng tri ân,  sẽ giúp công ty giải quyết được những vấn đề sau : mẫu thư mời gửi tới khách hàng, lựa chọn địa điểm phù hợp với nhóm khách, lên bảng dự trù kinh phí phù hợp với đối tượng khách hàng, lựa chọn và định hình quà tri ân cho nhóm khách hàng.

Bước 2 : Lên kế hoạch, ý tưởng, nội dung sơ bộ của chương trình hội nghị

Một ý tưởng mới mẻ, những key moment đặc sắc không lặp lại trong những chương trình trước sẽ là điểm nhấn để lại dấu ấn trong lòng người tham dự.

Sau khi đã có ý tưởng phù hợp, Khách hàng cần lựa chọn :

•       1 địa điểm phù hợp ( địa điểm phải đáp ứng được các yêu cầu về giá, về không gian cảnh quan, về sự phù hợp với ý tưởng và đối tượng khách hàng) .
•       1 thời gian phù hợp ( Thời gian thông thường sẽ được các bên lựa chọn vào các buổi tối cuối tuần, vì đó là khoảng thời gian khách hàng đã kết thúc công việc, có một tâm lí thoải mái để giao lưu, kết bạn và tham dự các chương trình )
•       1 chủ đề chính của chương trình ( Chủ đề của chương trình là mong muốn của công ty với sự kiện này , nó có thể là sự lan toả, kết nối, hay đơn giản chỉ là một lời cảm ơn. Việc xác định chủ đề chương trình sẽ giúp công ty thực hiện chương trình mạch lạc, chủ đề sẽ là sự xuyên suốt không trùng lặp, tạo những dấu ấn riêng.

Bước 3 : Triển khai kế hoạch, xử lí những nội dung chính của chương trình

Trước tiên, cần phải xử lý những hạng mục liên quan tới Thiết kế để có thể có mẫu thư gửi thư mời tới khách hàng. Sau đó là các hạng mục liên quan với chủ đề xuyên suốt đã được lựa chọn : backdrop, Standee, mẫu quà tặng, các slide….

Tiếp theo, là bảng Check list dự trù các hạng mục sẽ có để phục vụ trong trong chương trình : Quà tặng, nhân sự, âm thanh ánh sáng, màn led…..

Cuối cùng là Thi công các hạng mục : Việc thi công các hạng mục có trong chương trình Tri ân thông thường sẽ mất ít nhất là 1 ngày ( nhiều chương trình với hạng mục nhiều có thể mất từ 2-3 ngày ). Cần lường trước được những rủi ro sẽ gặp phải trong khi thi công : chậm tiến độ, sai hình ảnh, sai kích thước….

Bước 4 : Tổ chức chương trình

Thông thường một chương trình Tri ân khách hàng sẽ chia thành 2 phần : Phần Lễ và phần Hội, tương ứng ở mỗi phần sẽ có những hoạt động chính sau

Phần lễ 

Đón khách : Đây là phần quan trọng vì là bước đâù tạo thiện cảm với người tham dư. Công ty có thể sử dụng chính các sale, nhân sự bên mình hoặc PG để đón tiếp được chu đáo. Trong phần này nên lấy name card để tự check in, tránh để khách phải nhốn nháo đọc tên rồi rà soát.

•       Hướng dẫn khách vào vị trí ngồi : Lễ tân nên hướng dẫn khách vào khu vực ngồi của mình, có sự phân biệt giữ khách VIP và khách thông thường ( có thể để bảng tên, màu khăn bàn, ghế…)
•       Chào mừng khách hàng & Phát biểu tri ân : MC xuất hiện chào mừng, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểi chương trình, sau đó là bài phát biểu của đại diện BGĐ ( bài phát biểu nên được chuẩn bị trước, tránh sự lúng túng, vấp cho người lên phát biểu, trường hợp khách có người ngước ngoài nên có MC song ngữ để dịch lại)
•       Tặng quà Tri ân, vinh danh đối tác khách hàng : Vỡi những khách hàng, đối tác có nhiều đóng góp, công ty nên có những phần vinh danh riêng.

Phần hội 

•       Chương trình văn nghệ : các tiết mục nên xen kẽ nhau : hát, múa, nhảy hiện đại… các tiết mục sẽ được lựa chọn để phù hợp với đối tượng khách, tạo không khí sôi nổi không nhàm chán trong chương trình.
•       Tiệc tri ân : Tuỳ vào kinh phí, đối tượng khách mỗi công ty sẽ lựa chọn thực đơn phù hợp với công ty mình.
•       Rút thăm trúng thưởng : Đây được coi là một trong những hoạt động sôi nổi trong buổi tiệc. Khách hàng nên lựa chọn MC có giọng khoẻ khoắn, dí dỏm để chương trình được hấp dẫn hơn.
•       Tiễn khách & Gửi quà door gift : Tiễn khách , gửi lời cảm ơn và tặng quà tới khách hàng. Quà door gift phải được chuẩn bị số lượng đủ ( hoặc dư) trên số lượng List danh sách đã có, quà tặng phải đảm bảo chất lượng,mang dấu ấn của công ty để người tham dự cảm thấy họ được đón tiếp, tri ân trọn vẹn

Trên đây là những công việc cần thiết cho việc tổ chức một chương trình  Hội nghị tri ân khách hàng cũng như một vài Lưu ý của Hanoi Event tới quý khách trong quá trình tổ chức. Chúng tôi hi vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho quý khách hàng có thể tổ chức một chương trình Hội nghị tri ân khách hàng đặc sắc, ấn tượng, có nhiều điểm nhấn và sự kết nối. Và bất cứ khi nào Quý khách hàng cảm thấy khó khăn, vướng mắc hãy liên hệ ngay với chúng tôi – Một trong những đơn vị tỏ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tổ chức và giải đáp tốt nhất.