Hanoi Event  chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một chương trình Hội nghị khách hàng thành công thì ở bài viết này  Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm cho bạn cách thức để xây dựng một kịch bản chương trình Hội nghị khách hàng đơn giản, đi theo form mẫu, tránh sai xót. Kịch bản này sẽ bao gồm đầy đủ các hạng mục cần thiết để bạn có thể thực hiện chương trình một cách dễ dàng. 

 Hoạt động đầu giờ

Đón khách

Bạn có thể lựa chọn những cán bộ nhân viên ,hoặc thuê những bạn PG xinh đẹp để có thể check in danh sách khách mời, nên xin namecard của khách để check in tránh trường hợp đi dò số, hoặc bạn có thể check in bằng máy tính để tránh thời gian đợi chời. Hãy để PG gửi số thứ tự may mắn ( nên là loại dán dính được trên áo, hoặc in trực tiếp nên nơi cài hoa của khách ), hướng dẫn khách vào khu vực chụp ảnh để có những tấm hình đẹp, Sau đó hướng dẫn họ về vị trí ngồi của họ để họ thấy sự trang trọng của họ khi có mặt ở bữa tiệc này.
Lưu ý vị trí chỗ ngồi nên có sự phân biệt giữa VIP và khách hàng thông thường ( có thể là nơ, biển VIP…tuỳ thuộc vào từng khu vực tổ chức)

Với một số sự kiện thời gian đón khách lâu, Bạn có thể sử dụng tiệc trà đón khách đầu giờ để tránh sự nhàm chán với những khách hàng tới sớm, nên để một vài chiếc bàn Cocktail cao để khách vừa có thể sử dụng tiệc trà, vừa có thể trò chuyện kết nối làm thân với nhau, bạn cũng nên nhờ nhân sự tại khu vực tổ chức tiệc ra rót và gửi tiệc trà tới từng khách hàng của bạn.

 Phần lễ 

Phần này đòi hỏi sự trang trọng, bạn có thể để Key Moment cho chương trình của mình nhằm tăng sự sáng tạo, tăng dấu ấn cho sự kiện ở phần này.

Lời Offvoice và sự xuất hiện mở đầu của MC

• Trước mỗi sự kiện, MC bao giờ cũng phải Offvoice nhắc nhở mọi người ổn định vị trí, với nhiều chương trình còn yêu cầu khách hàng để chuông sang chế độ rung hoặc im lặng để chương trình có thể bắt đầu, tránh trễ timeline và chạy đuổi chương trình. Đó cũng là tiếng chuông báo hiệu chương trình sẽ bắt đầu ngay sau đó. 
• Mở đầu cho kịch bản chương trình là phần chào hỏi, tuyên bố lý do của buổi lễ, lời cảm ơn tới tất cả quý vị khách quý đã bớt chút thời gian quý báu của mình hiện diện trong chương trình Hội nghị tri ân khách hàng này. 

Giới thiệu đại biểu và lời phát biểu của đại biểu 

• Để tiếp nối hoạt động, MC sẽ giới thiệu lần lượt đại biểu, thành phần tham dự buổi tiệc . Để tặng mức độ trang trọng và chuyên nghiệp, thứ tự của Đại biểu luôn được cập nhật từ người có chức vụ cao nhất , sau đó là tới Khách mời, đối tác…( Cập nhật liên tục cho MC để tăng độ chính xác về sự có mặt, chức vụ, tên công ty….). Sau đó sẽ mời đại diện đại biểu trong BGĐ lên phát biểu.
• BGĐ lên phát biểu thông thường là gửi lời cảm ơn tới sự ủng hộ, hỗ trợ của các đối tác, khách mời trong suốt thời gian qua, cam kết sẽ cùng nhau đồng hành sinh lời trong những năm tới.

Clip tổng kết tình hình hoạt động công ty trong năm

• Sau mỗi một năm, chúng ta luôn có 1 clip tổng kết ghi lại quá trình tăng trưởng của công ty so với năm cũ để đối tác thấy rằng việc đặt sự tin tưởng vào công ty là sự đúng đắn. Clip  càng hấp dẫn, càng để lại được nhiều ấn tượng với người tham dự.

Vinh danh và tặng quà tri ân những khách hàng, đối tác tiêu biểu

• Và tất nhiên, sau một năm đi qua, việc vinh danh, tặng quà những đối tác và  có nhiều ủng hộ, đóng góp cho công ty giống như một lời cảm ơn , lời tri ân của công ty với sự ủng hộ và tin tưởng của họ, điều này có thể sẽ thúc đẩy họ càng cố gắng thêm, và thúc đẩy những đối tác khác có thể mỗi năm nhích lên ở những bậc vinh danh

• Việc vinh danh này nên chia theo cấp bậc, để có thể kích thích sự cố gắng ủng hộ của các đối tác, bạn hàng trong những năm tiếp theo

Ở phần này, Hanoiskyteam bật mí bạn có thể “gài” những Key Moment cho chương trình. Thay vì dựng clip đơn thuần, những phần vinh danh đơn thuần, hãy biến chúng thành chất liệu bằng visual, bằng tranh cát…Chúng tôi tin , sự thay đổi mới mẻ này sẽ để lại nhiều ấn tượng với đối tác khách 

hàng công ty bạn. 

 Khui Sâmpanh – Khai tiệc

Sampanh luôn luôn được đưa cho người năm chức vụ cao nhất trong số những người lên khui tiệc. Bạn nên chuẩn bị trước ly có đồ uống để bưng lên sau đó thay vì rót từ chai sampanh được khui, điều này sẽ tránh sự chờ đợi, và những người lên cùng sẽ không cảm giác trống tay. 

 Phần Hội

Ăn tiệc – Thưởng thức chương trình văn nghệ – Rút thăm trúng thưởng

• Việc lựa chọn menu tiệc phù hợp vào kinh phí của công ty bạn, tuỳ vào từng yêu cầu thực đơn sẽ được phụ vụ theo từng món hoặc phục vụ tất cả cùng một lúc. Tuy nhiên, hãy lưu ý đảm bảo những người ngồi dưới phải có đủ đồ uống trước khi khai tiệc. 
• Để tăng thêm sự sôi nổi, những dấu ấn và những kỉ niệm trong chương trình hội nghị tri ân khách hàng thì bạn nên mời tới sự kiện những nhóm biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp, những ca sĩ, khách mời phù hợp với thị hiếu chung của nhóm đối tượng là đối tác của bạn trong bữa tiệc.
• Rút thăm trúng thưởng thường là phần mọi người rất hào hứng, và mong đợi, giải thường càng to càng tăng được sự phấn khích, và tò mò về giá trị. Bạn nên bốc từ giải thấp nhất tới giải cao nhất để tăng sự hồ hởi cho những người tham dự. 

Lời chúc và chào kết chương trình

Phần cuối cùng MC sẽ nói lên lời kết, cảm ơn những người tham dự có mặt và lời chúng thành công sức khoẻ, chúc sự hợp tác bền vững thăng hoa và lời hẹn gặp trong chương trình sau. 

Lễ tân và ban đại diện doanh nghiệp tiễn khách tại khu vực cửa ra vào, gửi quà Door Gift và gửi lời cảm ơn tới từng khách hàng, đối tác

Trên đây là những điều cần phải có trong việc xây dựng một kịch bản chương trình Hội nghị tri ân khách hànng để bạn có thể tự tổ chức cho công ty của mình. Chúng tôi mong muốn chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm đã được đúc kết trong suốt nhiều năm tổ chức chương trình của chúng tôi. Và chúng tôi cũng luôn sẵn sàng giải đáp , tư vấn bất cứ điều gì nếu bạn còn đang băn khoăn, chưa biết làm từ đâu , hãy để Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu hỗ trợ bạn và doanh nghiệp của bạn có một chương trình thành công, ý nghĩa.