Tổ chức Year End Party là một sự kiện hấp dẫn và ấn tượng với doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Bữa tiệc là dịp hội ngộ của toàn thế cá nhân, nhân viên công ty,ngoài ra còn có sự tham gia của các đối tác hoặc nhiều công ty sẽ có thêm cơ quan báo chí, truyền thông. Và để thông báo cũng như thẻ hiện sự trân trọng của ban lãnh đạo doanh nghiệp đến nhân viên, các vị khách mời thì việc chuẩn bị và gửi thư mời Year End Party là việc làm hết sưc cần thiết, qua đây ta cũng phần nào xác định được số lượng người tham dự để chuẩn bị cho bữa tiệc. Trong bài viết này Hanoi Event sẽ gửi tới bạn những lưu ý khi thiết kế và gửi thư mời để có thể có một thư mời ấn tượng và độc đáo nhất

Màu sắc chủ đạo của thư mời

Màu sắc của thư mời nên được thiết kế theo nhận diện concept chung của sự kiện để tăng tính truyền thông, sự đồng nhất trong các thiết kế và nội dung chương trình. Đồng thời cũng sẽ cho người tham dự phần anof hiểu được ý tưởng của ban tổ chức, kíhc thích sự hứng thú họ tham gia trải nghiệm những chương trình mới mẻ, độc đáo. Trường hợp bạn tổ chức Year End Party không theo concept nào thì nên sử dụng màu sắc đỏ, vàng là thể hiện sự may mắn thịnh vượng, hoặc màu sắc logo của công ty làm chủ đạo để tăng sự thống nhất với các thiết kế trong chương trình.

Hình ảnh sử dụng trong thư mời

Hình ảnh trong thư mời nên dùng những hình ảnh trang nhã, những hình ảnh mang tính chất thể hiện được concept mà công ty dự kiến tổ chức. Ngoài ra phải bắt buộc có hình ảnh nhận diện của công ty Logo đi kèm. Nếu bạn không tổ chức theo Concept thì nên lấy những hình ảnh như hoa mai, hoa đào, pháo đỏ… những thứ hướng về tết, về sự tổng kết bùng nổ nhưng đầy ấm áp.

Nội dung thư mời

Nội dung thư mời chương trình Year End Party phải luôn có các thông tin cơ bản : Tên khách mời, tên công ty, chủ đề chương trình, thời gian địa điểm, trang phục, nội dung chính của chương trình….Lời mời nên được viết ngắn gọn, xúc tích văn phong thể hiện được sự trang trọng, lịch sự và thể hiện tình cảm chân thành , ấm áp.

Một số lưu ý khi thiết kế thư mời cho từng đối tượng

• Thư mời cho nhân viên công ty

Đây giống như một lời mời gửi tới những thành viên trong một đại gia đình. về hình thức không cần quá sang trọng nhưng vẫn đảm bảo sự chỉn chu, thiết kế độc đáo, bắt mắt để tăng sự phấn khích, mong chờ của người tham dự. Về nội dung , ngôn từ thể hiện nên dùng văn phong lịch sự, thân mật, hoặc có thể dùng cách xưng hô trong văn hoá trò chuyện hàng ngày ở công ty, hoặc biến hoá thành một câu chuyện ngắn vui nhộn.

• Thư mời cho Khách hàng

Thư mời cần được thiết kế trang trọng, lịch sự và dễ hiệu. Các  thông tin của chương trình phải đầy đủ, rõ ràng , đặc biệt là chủ đề, thời gian, địa điểm, thời lượng và nội dung chính của chương trình.

• Thư mời cho đối tác, cơ quan truyền thông

Thư mời cần thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp trong thiết kế cũng như cách diễn đạt câu chữ. Cần có sự đặc sắc, mới lạ gây ấn tượng nêu rõ chương trình, các nội dung cần thiết ngắn gọn xúc tích. 

Hình thức và thời gian gửi thư mời

Về hình thức gửi thư mời có thể lựa chọn nhiều cách , doanh nhiệp có thể lựa chọn cách truyền thống là in ấn những thư mời sau đó gửi tận tay hay sử dụng dịch vụ chuyển phát để đưa thư mời tới người nhận, hình thức này khá trang trọng nhưng chi phí cũng tốn kém. Hiện nay một hình thức nhanh chóng hơn với doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí là gửi qua mail, xác nhận qua mail để có thể kiểm soát được sự thiếu xót, nhầm lẫn. Hoặc bạn có thể kết hợp cả 2 hình thức tuỳ thuộc vào đối tượng mà bạn muốn mời đến bữa tiệc.

Thời gian gửi thư mời nên được gửi trước thời điểm tổ chức ít nhất 2 tuần bởi cuối năm là thời điểm các chương trình diễn ra nhiều, bạn phải gửi thư mời sớm để họ có thể sắp xếp , bố trí hoàn thành công việc và dành ưu tiên cho bữa tiệc của bạn.

Thư mời sự kiện Year End Party không chỉ đơn thuần là việc thông báo về thời gian, địa điểm mà còn đảm bảo tính trang trọng của sự kiện và, sự chân thành của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới khách mời. Một mẫu thư mời được thiết kế bắt mắt với nội dung rõ ràng , chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm và thu hút người tham dự. Hi vọng những chia sẻ của Hanoi Event sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công, ấn tượng. Nếu bạn còn những thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ tới Hotline của Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ bạn.