Tổ chức Year End Party hiện đang là sự kiện đang nóng lên từng ngày khi thời gian trôi nhanh tới cuối năm, có thể nói đây là một sự kiện mà nhân viên nào cũng mong chờ bởi đó là dịp hội ngộ, cùng nhau xả hơi sau một năm nhiều biến động. Vậy làm thế nào để tổ chức một bữa tiệc cuối năm ý nghĩa, hoành tráng và tiết kiệm ? Hanoi Event sẽ bật mí các bước để lên lên kế hoạch và tổ chức một chương trình Year End Party chuyên nghiệp.

Lên ý tưởng  và Xác định chủ đề bữa tiệc

Việc lên ý tưởng rất quan trọng bởi nếu buổi tiệc cuối năm không có sự sáng tạo , mới mẻ thì chắc chắn sẽ lu mờ và  không để lại nhiều ấn tượng trong lòng người tham dự. Vì vậy, ý tưởng tổ chức chương trình phải độc đáo, mới la, đưa  người tham dự trải qua nhiều cung bậc cảm xúc, mỗi năm doanh nghiệp nên thay đổi ý tưởng để tránh sự trùng lặp.

Chủ đề của chương trình được hiểu là nội dung ngắn gọn thể hiện mang tính khái quát, biểu được , chứa đựng ý tưởng, nội dung, hình thức của chương trình tổ chức

Lên danh sách người tham dự

Danh sách khách mời về người tham dự có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình và quy mô của buổi lễ, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình, nhiều sự cố bất ngời diễn ra, thiếu hụt ngân sách đã hoạch định

Khi lập danh sách khách mời cần phân loại : Vip, chính thức, dự bị, cơ quan truyền thông… và có các thông tin đi kèm : Thông tin cá nhân, chức danh, đơn vị công tác, email… Khi lập danh sách người tham dự cũng cần chú ý các thông tin tương tự như đó để kiểm soát lượng khách tham dự sự kiện, từ đó có những bước chuẩn bị chu đáo, hoàn hảo cho chương trình.

Lựa chọn thời gian  và địa điểm phù hợp

Thời gian tổ chức thông thường sẽ rơi vào cuối tuần ,cuối tháng trong năm là lúc mọi người cũng đã nhàn công việc, dễ tập trung hơn. Thời gian của sự kiện chính nên kéo dài khoảng từ 2 – 2.5 tiếng, nếu dài quá sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách hàng.

Hiện nay, có rất nhiều địa điểm tổ chức, nhưng căn cứ vào việc thực hiện chủ đề, ý tưởng mà ta có thể lựa chọn không gian tổ chức ngoài trời hoặc trong nhà. Doanh nghiệp nên năm rõ một số lưu ý để có thể lựa chọn địa điểm phù hợp : địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm , không gian phù hợp cho số lượng khách, phù hợp cho việc thể hiện ý tưởng….

Lên chi tiết các hạng mục có trong chương trình

• Lên thực đơn 

Công ty nên lựa chọn thực đơn dễ ăn, phù hợp với khẩu vị của mọi người. nếu có thể công ty nên đưa ra một bảng khảo sát khẩu vị của mọi người, người nào cần ăn kiêng hay ăn chay món gì… từ đó đưa ra menu và những lưu ý với địa điểm tổ chức. Doanh nghiệp nên cử ả những người trong Ban tổ chức đi ăn thử tiệc để xem khẩu vị, định lượng, cách bài trí có chỗ nào cần thay đổi hoặc điều chỉnh.

• Lên các tiết mục văn nghệ, game show

Các tiết mục này sẽ góp phần làm tái hiện hoặc thể hiện rõ ý tưởng mà chương trình muốn thể hiện. Nó có thể là các tiết mục do nhân viên trong công ty thể hiện hoặc doanh nghiệp thuê bên ngoài. Nếu có thể doanh nghiệp hãy để cho nhân viên mình tham gia, khơi dậy sự sáng tạo và những tài năng của nhân viên, tránh để họ bị thụ động trong chương trình.

• Lên danh sách vinh danh, tri ân

Danh sách tri ân tránh nên để khổ khan chỉ đọc tên, doanh nghiệp có thể biến tấu nó thành những clip hình ảnh, những clip vẽ chi bi, hay những cụm từ gợi ý để nhân viên đoán… tất cả đều kích thích sự tò mò, sự trân trọng của những ngừoi tham dự.

• Lên hạng mục cần thuê ngoài

Doanh nghiệp cần xác định được những chi tiết, hạng mục thi công ,mong muốn chương trình như nào góp phần thể hiện được ý tưởng chủ đề của bữa tiệc để từ đó có thể lên list những đầu việc phải thuê bên ngoài hỗ trợ : Âm thanh, ánh sáng, màn led, Thi công backdrop, photo booth, những hạng mục decor, nhân sự chương trình….. 

Hoạch địch ngân sách

Từ việc lên list các việc cần làm : thuê địa điểm, ăn uống, nhân sự , hạng mục ngoài….

Lên kịch bản, timeline cho chương trình….. doanh nghiệp sẽ lên một bảng dự trù kinh phí để xem có phù hợp với ngân sách của mình hay không. Nếu số tiền chưa hợp lý thì nên có những điều chỉnh như nào và doanh nghiệp cũng nên dự trù một khoản chi phí cho các hạng mục phát sinh, quà tặng đi kèm…

Lên kịch bản, Timeline chương trình

Doanh nghiệp cần sắp xếp các hạng mục, thứ tự các tiết mục chương trình, phần lễ và phần hội có sự phù hợp, logic và chặt chẽ với nhau, tránh rời rạc. Cần có thêm bản đính kèm MC Script cho MC, bảng phân công phụ trách công việc, các chú ý, hiệu ứng sân khấu đi kèm… Đảm bảo một bản đủ, hoàn chỉnh để khi chạy chương trình có thể theo dõi, tránh thiếu xót.

Với lộ trình các bước tổ chức một sự kiện Year End Party trên, Hanoi Event hi vọng có thể giúp bạn tổ chức một buổi tiệc cho doanh nghiệp thật hoành tráng, ấn tượng, độc đáo và mới lạ. Nếu bạn còn những thắc mắc hay đang gặp khó khăn trong việc tổ chức sự kiện Year End Party, đừnng ngại liên hệ với Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, để nhận được các tư vấn và hỗ trợ tận tình.