Year End party là sự kiện thường niên trong năm, đây là dự kiện quan trọng và ý nghĩa quy tụ đầy đủ thành viên trong công ty, từ ban lãnh đạo đến nhân viên, ngoài ra nó còn cos thể có sự xuất hiện của những khách mời thân thiết của doanh nghiệp trong sự kiện này. Với tầm quan trọng như vậy nên việc lên kế hoạch để tổ chức cho bữa tiệc cũng được các doanh nghiệp lưu tâm chú ý và đầu tư khá kĩ lưỡng .Để có một chương trình thực hiện đưỡ những ý tưởng, key moment như mong đợi thì chi phí tổ chức là một trong những vấn đề mà ban tổ chức phải dự trù trước được và có kế hoạch chi tiêu tiết kiệm nguồn tiền công ty và đạt đuợc những hiệu quả mong muốn. Sau đây, Hanoi Event xin chia sẻ tới bạn những nội dung hữu ích về những chi phí tổ chức Year End Party mà doanh nghiệp cần biết. 

Chi phí thiết kế, in ấn trước chương trình

Để hình dung được ý tưởng, chủ đề của chương trình và các hạng mục đi kèm bắt buộc người tổ chức phải lên được một bản thiết kế chỉn chu đầy đủ các hạng mục để những nhân sự được phân công có cơ sở làm việc, và nó cũng là tài liệu để đối chiếu sau khi hoàn thiện , ví dụ như : Banner truyền thông, backdrop, standee, thư mời…. Nếu doanh nghiệp có thiết kế chuyên về những mảng ý tưởng, sự kiện thì có thể sử dụng nhân sự, còn không thông thường sẽ phải đi thuê bên ngoài. 

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp lựa chọn phương thức mời khách bằng thiệp mời thì bắt buộc phải in ấn thiệp, bao thư , và dự trù khoản chi phí nếu có chuyển phát thư mời cho khách.

Chi phí trang trí, decor sự kiện

Để tạo được điểm nhấn cho sự kiện và thể hiện nổi bật được những ý tưởng chủ đề của chương trình thì khâu trang trí, setup decor đóng một vai trò quan trọng và được lên kế hoạch chi tiết. 

Doanh nghiệp cần phải tính toán cẩn thận được những chi phí chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho việc trang trí này và chia tỉ lệ cân đối trong tổng tiền chi phí tổ chức Year End Party.Có rất nhiều hạng mục trong phần chi phí này tuỳ thuộc vào thiết kế, ý tưởng concept mà doanh nghiệp đã lựa chọn nên doanh nghiệp nên dành một phần tiền chiếm từ 10 – 20% tổng số tiền tổ chức cho việc trang trí này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc vào vật dụng, chất liệu để quyết định giá cả, chú ý vào những phương thức thanh toán sao cho hợp thức hoá những hoá đơn sau này.

Chi phí thuê địa điểm, thiết bị sự kiện

Đây có lẽ là một trong những việc quan trọng cần làm trong quy trình các bước để tổ chức chương trình Year End Party và nó cũng chiếm một phần chi phí khá lơn của doanh nghiệp. Nếu không có địa điểm phù hợp thì doanh nghiệp không thể thực hiện được những ý tưởng của bữa tiệc thế nên doanh nghiệp phải lựa chọn sớm thì sẽ có những địa điểm đẹp, giá cả tốt, tiết kiệm chi phí, phù hợp cho việc thể hiện ý tưởng, chủ đề chương trình. 

Âm thanh, ánh sáng các hạng mục đi kèm là một trong những yếu tố quyết định thành công của chương trình. Bạn không thể tổ chức chương trình với hệ thống ánh sáng tối um, với chiếc loa rè kêu rít lên từng tiếng, hay xem những clip được chiếu mờ tịt… điều này sẽ làm chương trình của bạn thất bại ngay từ khi người tham dự bước vào.  Chính vì vậy mà bạn nên lựa chọn những địa điểm có sẵn âm thanh, ánh sáng, màn Led để phục vụ bạn nhưng chúng phải đảm bảo được các yêu cầu công suất mà bạn đặt ra, còn không, để đảm bảo an toàn, tránh rủi ro với đội ngũ chuyên nghiệp, HanoiEvent nghĩ bạn nên thuê từ bên ngoài mang vào ( nhớ thương lượng khoản tính phí mang đồ vào với địa điểm) bạn nhé.

Chi phí cho phần thức ăn, đồ uống

Nhắc đến tiệc Year End Party không thể không nhắc đến thức ăn, đồ uống cho bữa tiệc . Do đây là một sự kiện quan trọng nên việc chuẩn bị thực đơn, đồ uống cho bưa tiệc phải đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, đáp ứng sự trang trọng và lịch sự của bữa tiệc. HanoiEvent mách nhỏ bạn nên dành một bữa đi ăn thử thực đơn chính của bữa tiệc tại địa điểm dự kiến tổ chức để biết khẩu vị, cách trình bày hay định lượng trên bàn tiệc, ngoài ra còn phải đảm bảo bếp nấu của địa điểm có tủ lưu trữ mẫu thực phẩm các món ăn trên bàn tiệc của bạn.

Chi phí cho thuê nhân sự sự kiện

Để tiết kiệm chi phí nhân lực thuê ngoài như : MC, Ca sĩ, đội ngũ quản lí… và mong muốn phong cách văn hoá riêng của doanh nghiệp thì bạn có thể sử dụng ngay những nhân viên của mình để họ đảm nhiệm chức vụ đó.

Tuy nhiên, Cuối năm là dịp tất cả mọi người cùng nghỉ ngơi, tham gia vào bữa tiệc, chắc chắn những người trong ban tổ chức cũng muốn vậy, và lãnh đạo cũng muốn tri ân họ bằng những gì xứng đáng, cho họ những giờ phút nghỉ ngơi sau cả một năm dài làm việc thì bạn nên thuê đội ngũ nhân sự của những công ty sự kiện chuyên nghiệp để họ mang đến cho bạn sự trang trọng , chỉn chu và sự chuyên nghiệp cho bữa tiệc. 

Bài viết của chúng tôi là danh sách những hạng mục chi phí tổ chức Year End Party cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào khi lên kế hoạch tổ chức  chương trình cũng cần phải nắm được để có một chương trình hợp lí và chất lượng. Hi vọng chúng tôi đã giúp bạn phần nào hình dung ra những chi phí sẽ có trong sự kiện sắp tới của doanh nghiệp mình. Nếu còn những băn khoăn, thắc mắc, hãy liên hệ với Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn bằng tất cả những kinh nghiệm chuyên nghiệp đã được đúc kết của mình.