Ngày nay, khi thị trường càng ngày càng phát triển, xu thế tổ chức chương trình Gala Dinner của mỗi công ty ngày càng nhiều, nó có thể là một chương trình riêng biệt, hoặc có thể là sự kết hợp giữa nhiều chương trình : Tour và Galadinner, Tri ân khách hàng và Gala Dinner… Vậy Gala dinner là gì? Và chúng ta cần làm gì để tổ chức được một chương trình thành công ? Dưới đây, Hanoi Event sẽ gợi ý cho bạn những việc làm cơ bản để tổ chức một chương trình Gala Dinner Thành công.

1/ Gala Dinner là gì ?

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức tại mỗi công ty nhằm mục đích ăn mừng, tổng kết , khen thưởng , nhìn lại một năm hoạt động  hoặc kết hợp cùng đó là tri ân khách hàng của công ty.
Việc tổ chức Gala Dinner có thể thúc đẩy sự cố gắng, tinh thần làm việc, gắn kết của các thành viên trong công ty đêr từ đó mang lại nhiều hiệu quả trong công việc, ảnh hưởng rất tốt tới sự phát triển chung của công ty. 

2/ Các bước để tổ chức chương trình Gala Dinner

Có rất nhiều cách thức tổ chức chương trình Gala Dinner, Tuy nhiên, một chương trình thành công phải là một chương trình hội tụ các yếu tố : linh hoạt, sáng tạo, mới lạ, đầm ấm, để lại nhiều dấu ấn, khích lệ tinh thần nhân viên…

Bước 1 : Lên kế hoạch, ý tưởng 

Ý tưởng là phần rất quan trọng, nó đánh giá sự sáng tạo, linh hoạt thay đổi giữa năm cũ và năm mới ( với những khách hàng đã tổ chức nhiều ), đánh giá sự mới mẻ , không đơn điệu ( với những khách hàng tổ chức lần đầu ). Từ việc lên được ý tưởng bạn có thể dự trù cho công ty 1 địa điểm phù hợp, 1 list các đầu việc liên quan tới ý tưởng, và 1 bảng kinh phí trong tầm chi trả.

Bước 2 : Triển khai ý tưởng, lên nội dung chương trình

– Tiến hành đặt tên chủ đề theo ý tưởng đã đưa ra , nó có thể là : The Light Of Tree,  The Bloom to Burn , Burn to shine, The Oscar Night, Casino Concept….. Việc đặt chủ đề sẽ khiến bạn có một dòng chảy xuyên suốt chương trình có thể đồng bộ được những sản phẩm sau đó như : Thiết kế, in ấn chương trình, Mini Game, Dresscode….. tạo những điểm nhấn, sự sáng tạo cho chương trình

–  Lên thiết kế hạng mục chương trình : Banner truyển thông nội bộ, Standee, Backdrop, clip vinh danh, bẳng khen…. 

– Lên Nội dung, check list ,liên hệ làm việc , theo sát để có thể thay đổi kịp thời với các đối tác cung cấp dịch vụ : Địa điểm tổ chức, sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng màn led, nhân sự ….

Bước 3 : Thực hiện chương trình

– Trước khi chạy chương trình là công đoạn Setup sự kiện, việc setup này với những chương trình Gala Dinner nhỏ sẽ diễn tra trước 1 ngày hoặc 12 tiếng trước sự kiện, với những sự kiện lớn thì có thể từ 2 ngày trở lên. Bạn phải lường trược được vấn đề này để làm việc với bên cung cấp địa điểm sao cho không bị vượt chi phí của mình

– Khi thực hiện chương trình cần lưu ý : 

• Chương trình diễn ra phải được test trước để đảm bảo từ công suất âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng màn Led…. để có thể diễn ra xuyên suốt, không đứt đoạn bởi những yếu tố này quyết định tới 50% sự thành công của chương trình. Bạn sẽ gặp phải một số trường hợp thiếu file, thiếu visual… thì ngay lúc này là lúc bạn có thể bổ sung.
• Nhân sự phải được bố trí phụ trách vị trí, công việc cụ thể, rõ ràng để khi cần có thể hỗ trợ kịp thời, luôn luôn ổn định ví trị của mình và lúc nào cũng bật chế độ ON khi chạy chương trình.
• Luôn luôn theo sát chương trình, theo kịch bản Agenda đã xây dựng để tránh sai xót, thiếu hụt. 

Bước 4 : Kết thúc chương trình

Liên hệ với các đối tác cung ứng thiết bị chương trình để tiến hành thanh toán, nghiệm thu và đánh giá. 

Lấy đánh giá, hoặc những nhận xét từ sếp, người tham dự để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

Trên đây là 4 bước cơ bản mà Hanoi Event đã gợi ý bạn để có thể tự mình tổ chức một chương trình Gala Dinner cho công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo một chương trình hội tụ đầy đủ các yếu tố thành công như đã kể trên, tránh rủi ro thì chúng tôi nghĩ rằng, bạn nên tìm tới những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để giúp đỡ bạn. Và hi vọng rằng, Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể là niềm tin nơi bạn gửi gắm, hãy nhấc máy lên và liên hệ ngay với chúng tôi để có một chương trình Gala Dinner Linh hoạt, sáng tạo, thành công, hiệu quả.