Bất cứ sự kiện nào cũng vậy, muốn diễn ra thành công, suôn sẻ và ấn tượng bắt buộc người tổ chức phải xây dựng một quy trình chặt chẽ,  và  việc lên ý tưởng thiết kế, in ấn thiệp mời không nằm ngoài quy trình đó.  Mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng sẽ để lại ấn tượng ban đầu về nhà tổ chức, những thông tin cơ bản cho khách hàng về hội nghị. Ở bài viết này, Hanoi Event sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý khi thiết kế và in ấn thiệp mời. 

 Vai trò của Thiệp mời hội nghị khách hàng

Thiệp mời là công cụ giúp bạn gây ấn tượng, sự thu hút của khách hàng đến với sự kiện của bạn. 

Thông qua thiệp mời phần nào thể hiện được sự quan trọng, trân quý, và lời cảm ơn của bạn tới khách hàng .

Thiệp mời có thể cho khách được nội dung, thời gian, địa điểm và lịch trình cơ bản của hội nghị để khách hàng có thể tự chủ động sắp xếp công việc

Thông qua thiệp mời cũng có thể nhấn mạnh sự quan trọng của bữa tiệc, mức độ và quy mô của bữa tiệc tri ân

Những lưu ý khi thiết kế thiệp mời 

Kích thước của thiệp mời có nhiều loại và nó phụ thuộc vào yêu cầu của nhà tổ chức, Kích thước hiện nay được ưa chuộng nhất là khoảng khổ giấy A5 (có thể xê dịch chiều dài, rộng một chút cho cân đối), khổ giấy này đã đủ thể hiện các thông tin cần thiết, lại nhỏ gọn để khách hàng dễ mang tới hội nghị. Lưu ý kích thước to nhất bạn để cũng chỉ nên dừng lại ở khổ giấy a4.

Thiết kế phần bìa ngoài phải cho khách hàng thấy được đây là thiệp mời cho sự kiện gì. Bắt buộc phải có tên nội dung hội nghị và những hình ảnh biểu trưng của doanh nghiệp. 

Thiết kế phần Nội dung bên trong bắt buộc phải có : Tiêu đề, Tên chương trình, Tên khách mời, địa điểm, thời gian tổ chức… cùng lời cảm ơn và chữ kí, con dấu của người đứng đầu công ty. 

Nội dung phía bên trong bạn có thể thêm thắt thêm : Lịch trình chương trình dự kiến, Định vị của địa điểm tổ chức hội nghị, Lý do tổ chức hội nghị….

Màu sắc khi thiết kế thiệp mời phải phù hợp mới mục đích của chương trình, phù hợp với bộ nhận diên thương hiệu của công ty. 

Không nên dùng quá nhiều phông chữ trong cùng một trang , bởi nó sẽ gây cho người đọc cảm giác rối mắt, khó hiểu và khó ghi nhớ. Bạn có thể thay đổi phong chữ phù hợp ở những nội dung trọng tâm khác nhau nhưng chúng luôn luôn phải có sự hài hoà. 

Khi thiết kế thiệp mời bạn nên thiết kế một chiếc bao thư đi cùng sẽ tăng thêm phần trang trọng của chiếc thiệp cũng như bữa tiệc .

Những lưu ý khi in ấn thiệp mời hội nghị khách hàng

• Khi in ấn phải lựa chọn nhà in tốt với những máy in mới, đạt đủ độ chuẩn màu, không sai lệch tông màu. 
• Lựa chọn công nghệ in phù hợp bởi nó có thể quyết định tới : chất lượng, thời gian hoàn thành cũng như là chi phí. Với số lượng thiệp mời lớn có thể in Offset để có chất lượng ấn phẩm cao, nhưng với số lượng thiệp mời nhỏ và gấp thì in kĩ thuật số là sự lựa chọn phù hợp.
• Nên lựa chọn những loại giấy có chất lượng tối để thể hiện giá trị của hội nghị. Hiện nay, Thiệp mời thường được in trên những chất liệu giấy sau : Giấy Ford, Giấy Couche, GiấyBristol( bóng hoặc sần), Giấy mĩ thuật cao cấp ánh kim, Giấy mỹ thuật có gân….

Trân đây là một vài lưu ý về quá trình thiết kế và in ấn thiệp mời, Hanoi Event hi vọng rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong chương trình hội nghị sắp tới của doanh nghiệp. Hiểu được rõ những lợi ích của thiệp mời, do đó chúng tôiluôn biết cách làm thế nào để tạo ra một mẫu thư mời đẹp, sáng tạp, ấn tượng được in trên chất liệu tốt để phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Vậy còn đợi chờ điều gì nữa, hay nhấc máy lên và liên hệ ngay với Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ cùng bạn làm ra những sản phẩm tốt hơn cả mong đợi.