Tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội đang là một trong các loại hình sự kiện quan trọng và được đầu tư chỉn chu về nội dung nhất. Không chỉ mang đến các giải pháp cho doanh nghiệp mà còn là cách để doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu và đưa thương hiệu đi xa hơn đến với các khách hàng của mình. Vậy tổ chức hội nghị, hội thảo là gì và tổ chức như thế nào?

Hội nghị là chương trình gì?

Hội nghị là một buổi họp mặt tổng kết để cùng nhìn lại những thành quả, cố gắng trong một khoảng thời gian, cũng như trao thưởng và động viên cũng cống hiến của cá nhân hay tập thể.
Hội nghị như một nơi trao đổi thông tin, gặp gỡ đối thoại với các thành viên, đối tác, khách hàng để truyền thông thương hiệu, cũng như nâng tầm ảnh hưởng của công ty trước bất cứ giai đoạn, dự án mới nào.
Một số loại hình hội nghị phổ biến nhất như: Hội nghị tổng kết, hội nghị khách hàng…

Hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là sự kiện mang tính chất nội bộ doanh nghiệp, được tổ chức nhằm mục đích bàn luận và thương thảo, thăm dò và khảo sát ý kiến các vấn đề nổi cộm của doanh nghiệp hay cùng bàn thảo đưa ra ý kiến và đóng góp cho sự phát triển của công ty.
Đối tượng tham dự hội thảo sẽ bao gồm ban lãnh đạo, cán bộ cấp cao và toàn thể nhân viên của công ty. Ngoài ra có thể thêm khách hàng, đối tác và những người có tầm ảnh hưởng trong cùng lĩnh vực cùng bàn bạc và tìm ra giải pháp.

Phân biệt giữa hội thảo và hội nghị

Trong thị trường tổ chức sự kiện hiện nay, các đơn vị tổ chức cũng như các doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn giữa hội thảo và hội nghị, từ đó tổ chức nhầm từ tiêu đề tới các hạng mục liên quan, khiến hiệu quả sự kiện bị giảm đi ít nhiều.
Vậy làm thế nào để phân biệt 2 loại hình này?

• Về nội dung

Nội dung của hội nghị là tổng kết, tri ân, trao thưởng và rút kinh nghiệm và được tổ chức sau khi công việc đã hình thành.

Còn đối với Hội thảo, sự kiện này sẽ được tổ chức trước khi triển khai dự án, trước các giai đoạn và trước các chiến dịch quảng bá nhằm đưa ra các ý tưởng, phương án hợp lý.

• Tính chất tiệc

Giống như 1 buổi lễ tri ân và chúc mừng chính vì vậy format của hội nghị thường sẽ có phần lễ – tiệc – hội và phần tiệc thường được chỉ định là sử dụng tiệc mặn.

Nhưng với hội thảo, thông thường sẽ chọn tiệc tea break như trà, bánh nhẹ cho khách mời trong thời gian giải lao, giải tỏa căng thẳng sau cuộc họp.

Có thể thấy, hội nghị và hội thảo có những nét tương đồng với nhau nhưng cũng có những sự khác biệt rất rõ rệt. Hiểu được 2 sự kiện và lựa chọn tổ chức trong những trường hợp và hoàn cảnh phù hợp sẽ mang đến sự thành công trọn vẹn hơn.

Địa điểm tổ chức hội thảo

Không yêu cầu quá khắt khe về địa điểm tổ chức, tùy vào nguồn kinh phí và quy mô của sự kiện mà doanh nghiệp có thể chọn lựa những địa điểm khác nhau. Tuy nhiên địa điểm cũng cần phải đảm bảo các yếu tố như: Không gian – sự thuận tiện – phù hợp với các yêu cầu của chương trình. Một số địa điểm gợi ý cho doanh nghiệp chọn lựa như: Trụ sở công ty, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch hoặc các trung tâm hội nghị.

Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo

Để một buổi hội nghị hội thảo được triển khai, cần sự kết hợp của rất nhiều hạng mục và mỗi hạng mục lại có một mức giá khác nhau. Có thể kể đến những hạng mục không thể thiếu như:

• Địa điểm

Chi phí thuê phòng tổ chức hội nghị hội thảo sẽ tùy thuộc vào nhu cầu, chất lượng của địa điểm và số lượng người tham gia. Chi phí từ 80.000/người

• Sân khấu

Sân khấu bao gồm: bục sân khấu, bục phát biểu, banner, backdrop sự kiện. Chi phí tổng sân khấu từ 4.000.000

• MC dẫn chương trình

MC hội nghị, hội thảo có chi phí từ 3.000.000 đến 7.000.000/người/show. Giá cả sẽ tương xứng với độ chuyên nghiệp và kinh nghiệm của MC.

• Âm thanh, ánh sáng

Chi phí cho âm thanh, ánh sáng đủ dùng cho mỗi sự kiện trong nhà sẽ có giá từ 5.000.000 và có thể cao hơn tuỳ thiết bị và công suất sử dụng

• Tiệc mừng

Với tiệc set menu, chi phí sẽ từ 2.500.000 đến 5.000.000/bàn 10 người. Còn đối với Tea break, chi phí sẽ từ 90.000 đến 150.000/suất/người

Ngoài những hạng mục trên, quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các hạng mục gia tăng khác như: Nhóm múa – nhảy, ca sĩ, diễn giả, thiết bị sân khấu phụ trợ, đội ngũ media…

Lưu ý, những phần chi phí mà Hanoi Event gợi ý trên đây chỉ mang tính chất tham khảo, còn thực tế sẽ có biến đổi tùy thuộc vào từng yêu cầu riêng của mỗi chương trình. Để có bảng giá chi tiết tốt nhất, quý doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin như: Mức kinh phí tối đa có thể chi? Quy mô chương trình? Hoạt động mong muốn có trong chương trình. Hanoi Event sẵn sàng hỗ trợ quý doanh nghiệp theo hotline 0903 209 712

Dịch vụ tổ chức hội thảo tại Hà Nội

Tổ chức hội thảo cần rất nhiều hạng mục và khá phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp tự mình đứng ra tổ chức không chỉ gia tăng các rủi ro chi phí mà còn tốn lượng lớn thời gian – nhân sự. Việc tìm tới 1 công ty tổ chức sự kiện chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải đi các rủi ro này.

Hanoi Events với hơn 10 năm tổ chức sự kiện cùng đội ngũ ekip được đào tạo chuyên nghiệp theo phương châm riêng của công ty. Bằng tất cả sự nhiệt huyết, trách nhiệm và uy tín của mình, Hanoi Event đã gây dựng được một hệ thống khách hàng thân thiết và đồng hành cùng hơn 500 sự kiện mỗi năm. Một số khách hàng quan trọng của Hanoi Event như: Tập đoàn Nielsen, tập đoàn tài chính PPF, Tập đoàn Mitsubishi, tập đoàn Phú Thái, ngân hàng Techcombank, BIDV, VPBank, Công ty bảo hiểm Bảo Việt, dược phẩm Hà Tây,…

Hanoi Event tự tin là đơn vị phù hợp nhất để mang đến những chương trình thành công, hoàn hảo và mang lại giá trị lâu dài.
Hanoi Events rất mong được hợp tác với quý khách hàng trong sự kiện sắp tới. Liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của Hanoi Events để được tư vấn miễn phí về chương trình.