Hội nghị khách hàng là một chương trình thường niên của mỗi công ty, doanh nghiệp, đó là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ và tri ân đói tác của mình nên thông thường doanh nghiệp luôn muốn dành những điều tuyệt vời nhất cho hội nghị bởi đó được coi như bộ mặt của công ty. Ngay từ việc lên ý tưởng kịch bản, hay chọn menu tiệc ăn… doanh nghiệp đều muốn chỉn chu, sáng tạo và việc lựa chọn địa điểm cũng không nằm ngoài sự chỉn chu để tới thành công ấy. Vậy thuê địa điểm có phải là việc bạn ngồi xem list dài 1 danh sách các nhà cung cấp rồi lựa chọn một địa điểm mình “cảm thấy phù hợp ” và liên hệ đặt chỗ ngay hay không ? Hãy cùng bỏ túi những lưu ý dưới đấy của Hanoi Event khi đi khảo sát và  lựa chọn 1 địa điểm tổ chức nhé. 

Thuê địa điểm có không gian phù hợp

Một điạ điểm có không gian phù hợp sẽ góp phần không nhỏ tạo nên thành công của sự kiện. Thông thường khi thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp nên lựa chọn những không gian sang trọng, đẳng cấp tiêu chuẩn 4-5 sao nhằm thể hiện được quy mô, vị thế thương hiệu doanh nghiệp. 

Sức chứa trong không gian tổ chức sự hiện phải phù hợp với số lượng người tham dự, có thêm không gian để trang trí và cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu

Khi thuê địa điểm tổ chức cần lưu ý tới cơ sở vật chất của địa điểm có đảm bảo yêu cầu của chương trình hay không, ví dụ như : Thiết bị âm thanh ánh sáng có đày đủ , đáp ứng công suất như nào ? Sân khấu có thể lắp tối thiểu tối đa là bao nhiêu, có thể kê nửa trên dạng bàn tròn, nửa dưới hội nghị được hay không…. 

Lựa chọn địa điểm có chất lượng dịch vụ tốt

Các tiêu chí đánh giá chất lương dịch vụ tốt có thể xét tới như : Thái độ nhân viên , chất lượng thức ăn đồ uống, khả năng giải quyết các sự cố phát sinh, các cam kết thoả thuận hợp tác giữa hai bên… điều này có thể tác động trực tiếp đến ấn tượng cũng như cảm xúc của khách hàng tham dự sự kiện và nó cũng sẽ liên quan trực tiếp tới hợp đồng, thanh lí, của doanh nghiệp với bên cung cấp địa điểm

Địa điểm có nhiều tiện ích đa dạng đi kèm

Một địa điểm tích hợp sẵn nhiều tiện ích đa dạng đi kèm sẽ giúp bạn tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí thay vì phải liên hệ , quản lí nhiều nhà cung cấp khác nhau. Khi xảy ra sự cố cần phát sinh về thiết bị có thể cung ứng trực tiếp , nhanh chóng cho sự kiện.

Địa điểm tổ chức đảm bảo yếu tố an ninh an toàn

Để hạn chế những rủi ro không đáng có về người và tài sản, trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức bạn cần lưu ý về vấn đề an ninh, an toàn của điạ điểm : có bảo vệ 24/24, có Camera trong phòng tiệc, có bãi đỗ xe và nhân viên trông xe không, lối thoát hiểm, bình cứu hoả có đảm bảo nếu có sự cố bất ngờ hay không, có phòng y tế tại địa điểm không…

Lựa chọn những địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ tìm

Những địa điểm có vị trí đẹp, dễ tìm kiếm sẽ là một trong những yếu tố tăng số lượng người tham dự chương trình hội nghị. 

Tránh những tuyến đường đông đúc, hay xảy ra kẹt xe tắc đường, nếu những địa điểm xa , bạn nên có bản đồ in sẵn trong thư mời hoặc định vị gửi tới cho khách hàng. 

Chi phí thuê địa điểm hợp lý

Mỗi địa điểm sẽ có một mức giá khác nhau, bạn nên dựa vào ngân sách của mình để cân đối quyết định lựa chọn phù hợp. Bạn nên lưu ý đến các dịch vụ đi kèm như đồ ăn, thức uống, các phụ phí nếu có khi mang đồ bên ngoài vào hay khi làm hỏng, vỡ đồ vật. 

Bạn cũng nên hỏi về các chính sách ưu đãi, giảm giá đang áp dụng bởi sẽ có những địa điểm họ sẽ có nhưng gói dịch vụ giảm giá kích cầu, hay chiết khấu trực tiếp theo số lượng, hoặc quy mô chương trình….

Hy vọng những lưu ý trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn thuê được một địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng ưng ý nhất. Nếu bạn còn đang chưa tìm được địa điểm phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Hanoi Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ tư vẫn và hỗ trợ bạn tốt nhất.